Les documents conservés sont le reflet de l'histoire et de l'évolution politique, urbaine, culturelle et sociale de la commune de Vincennes du XVIe siècle à nos jours. Sur la base de la loi du 7 Messidor an II (25 juin 1794), la consultation des archives est gratuite et ouverte à tous sans justification, sans condition de nationalité, d'âge ou de diplôme, sur simple présentation d'une pièce d'identité. Elle se réalise sur place, en salle de lecture.
Les fonds sont classés selon deux systèmes, communs à tous les services municipaux.
Un arrêté ministériel du 31 décembre 1926 instaure deux cadres de classement dans lesquels chaque lettre correspond à un thème :
Une instruction ministérielle de mars 1983 officialise la pratique du classement continu ou série W : les versements administratifs postérieurs au 31 décembre 1982 sont classés dans l'ordre chronologique des entrées. Chaque versement est identifié à la manière d'une sous-séries (1W, 2W...).