Ce que dit la règlementation

Les archives publiques sont immédiatement communicables. Il existe cependant certaines restrictions, notamment lorsque le document est en mauvais état et qu'on ne dispose pas de support de substitution et lorsque le droit à communication est soumis à l'autorisation du propriétaire du fonds dans le cas d'archives privées déposées ou données sous conditions.

Par ailleurs, le législateur a souhaité protéger un certain nombre de secrets qui font l'objet de différents délais de communicabilité.

On peut citer par exemple un délai de :

• 25 ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents portant atteinte au secret en matière commerciale et industriel le ou au secret en matière de statistique sauf lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportement d'ordre privé qui sont, elles, communicables après un délais de 75 à 100 ans suivant le cas de figure.
• 25 ans à compter de la date de décès de l'intéressé pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical . Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne concernée.
• 50 ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents mettant en cause la sûreté de l'État ou la défense nationale et la vie privée des personnes . Le même délai est applicable aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.
• 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier pour les documents relatifs aux recensements de population, aux procédures judiciaires, aux registres des naissances et des mariages - à la date de clôture du registre - (les registres des décès sont librement communicables).
• 100 ans à compter de la date du document ou de la date du document le plus récent inclus dans le dossier ou à 25 ans à compter de la date de décès de l'intéressé pour les documents concernant les mineurs concernés par une procédure judiciaire , pour les documents de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou aisément identifiables.

Des dérogations pour consultation des documents n'ayant pas encore atteint le délai légal de communicabilité sont prévues (se reporter à l'article L. 213.3 du Code du patrimoine).

Le personnel des Archives est présent pour vous orienter dans vos recherches

Il peut également

• mettre à votre disposition inventaires et bordereaux de versement,
• vous donner accès aux ouvrages de la bibliothèque administrative et historique, ainsi qu'à de nombreux dossiers documentaires thématiques relatifs à l'histoire locale.

Néanmoins, "les recherches faites au profit d'un particulier ne doivent pas dépasser le temps qui peut normalement être imputé sur le service courant et ordinaire. En aucun cas, l'archiviste ne doit [....] se substituer aux particuliers pour faire leurs travaux, et notamment pour les recherches généalogiques" (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des Archives communales, art. 51).

Reprographie des documents

La photocopie des documents originaux communiqués n'est autorisée que dans le respect des éventuels droits patrimoniaux et moraux liés à la propriété littéraire et artistique et dans la mesure où elle ne risque pas d'endommager les documents.

Elle sera refusée pour tous documents fragiles ou précieux ou en fonction de leur état de conservation, de leur format ou de leur type (documents scellés, reliés, registres de plus de cent ans...). Ces documents, s'il n'existe pas de support de substitution (microformes...), peuvent être photographiés après accord du service.